La réalisation de l'état des lieux est une étape essentielle lors de la conclusion d'un contrat de location, qu'il s'agisse d'une résidence ou d'un local commercial. Il doit être effectué à deux moments clés : à l'entrée du locataire dans les locaux et à la fin de la période de location. Ce document revêt une importance capitale, car il joue un rôle dans le processus de restitution de la caution et du dépôt de garantie.
Pour être valide, l'état des lieux doit suivre une procédure contradictoire, impliquant la présence ou la représentation du locataire et du propriétaire. Lors de l'état des lieux d'entrée, réalisé lors de la remise des clés, chaque composant du bien immobilier (murs, plafonds, etc.) est observé et décrit, de même que l'état des équipements en place (mobilier, électroménager, etc.) et les compteurs d'eau et d'énergie.
L'état des lieux de sortie permet de comparer l'état actuel du bien loué à celui existant lors de son arrivée, afin de détecter d'éventuelles détériorations. En cas de dommages, il est possible de retenir une partie de la caution ou du dépôt de garantie. Toutefois, l'état de vétusté du bien ne peut être assimilé à une dégradation et ne peut donc pas donner lieu à une retenue.